E’ stata necessaria una regolamentazione specifica perché ancora non contemplata nel regolamento comunale di Massa e a questa ha provveduto il presidente del consiglio comunale Stefano Benedetti: da oggi, per tutta la durata dell’emergenza coronavirus i consigli comunali di Massa si potranno tenere in video conferenza.
La modalità in videoconferenza delle sedute del Consiglio comunale rientra nelle prerogative del Presidente del Consiglio comunale e quindi Benedetti ha stabilito che essa possa avvenire “in forma telematica, mediante lo strumento della videoconferenza, comunque in modalità sincrona, con la possibilità, anche di tutti i componenti, compreso il segretario comunale e i suoi collaboratori e/o il suo vicario, di intervenire in luoghi diversi dalla sede istituzionale del comune, in modo simultaneo e in tempo reale, utilizzando programmi reperibili nel mercato, con l’utilizzo di webcam e microfono, con strumenti messi a disposizione dall’Amministrazione o direttamente dagli interessati (ad es. p.c., telefoni cellulari, piattaforme on line) idonei a garantire la tracciabilità dell’utenza, ovvero l’identità dei presenti collegati in videoconferenza da luoghi diversi.”
Secondo il regolamento la seduta è da ritenersi valida in videoconferenza, anche in sedi diverse dal comune, pertanto la sede è virtuale, con la possibilità che tutti i componenti siano collegati in videoconferenza e la presenza alla seduta è accertata con il collegamento alla videoconferenza. Ai componenti della seduta saranno fornite le credenziali o le modalità di accesso al programma utilizzato o ai diversi sistemi telematici di collegamento alla videoconferenza, mediante l’utilizzo di una chat con videochiamata in simultanea o di programmi reperibili in rete o direttamente dall’amministrazione. Le sedute di consiglio in videoconferenza saranno in diretta streaming e potranno avvenire anche senza che un solo membro del consiglio comunale sia presente in comune . Per risultare valide, le sedute, è necessario che il collegamento audio-video garantisca al presidente e al segretario comunale, ognuno per la propria competenza, la possibilità di accertare l’identità dei componenti che intervengono in audio e video, di regolare lo svolgimento della discussione, di constatare e proclamare i risultati della votazione, consentendo a tutti i componenti di poter intervenire alla seduta, alla discussione, alla presentazione di documenti, alla votazione sugli argomenti all’ordine del giorno, tutti in modalità simultanea. Le modalità di intervento sono definite al momento della seduta dal presidente, esponendo ai presenti in sede o a coloro che sono collegati in videoconferenza le misure operative per assicurare l’ordine e l’illustrazione degli interventi, al termine dei quali si passa alla votazione per appello nominale e voto palese mediante affermazione vocale – audio.
Al termine della votazione sarà il presidente a dichiarare l’esito, con l’assistenza degli scrutatori e la dichiarazione del segretario comunale sulla verbalizzazione del voto e dei presenti; la seduta sarà aperta nell’ora in cui il segretario comunale ha provveduto all’appello dei presenti, dando atto espressamente a verbale della seduta in modalità di videoconferenza, ovvero con la partecipazione di componenti in videoconferenza. In caso di temporanee disfunzioni dei collegamenti o delle connessioni o per altra ragione che impedisce il collegamento in videoconferenza, il presidente sospenderà temporaneamente la seduta per poi riprendere la videoconferenza mediante un nuovo appello del segretario comunale.
